Cómo ser más productivo en el trabajo

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adminlaboral

09/01/2020

Sin duda alguna, la productividad, es un factor clave a la hora de medir cómo de eficaces somos en nuestro puesto de trabajo. Desafortunadamente, cada día nos vemos rodeados de multitud de elementos que pueden hacer que perdamos el foco de atención en nuestras tareas: problemas personales, problemas de salud, distracciones en el trabajo o en casa (si es que tienes teletrabajo)… Todo ello sumado a que, algunas veces, las tareas de las que somos responsables son tediosas o repetitivas, hacen mucho más difícil que podamos mantener la productividad.

En más de una ocasión te habrás dicho a ti mismo «hoy no voy a distraerme y voy a estar concentrado desde que empiece hasta que termine», afirmación que con el paso de las horas se va dilatando, como los típicos propósitos de año nuevo. No obstante, la buena noticia es que la productividad no se mide en un intervalo de tiempo corto, sino que es un largo camino en el que tendrás altibajos, con días más productivos que otros. Sigue leyendo, porque aquí te dejamos algunos consejos sobre cómo ser más productivo en el trabajo, aunque los mismos te pueden servir para que los apliques en tu día a día en tus proyectos personales.

Utiliza alguna aplicación o herramienta que te ayude a organizarte

Hay una gran cantidad de aplicaciones para tu smartphone o para tu ordenador de casa con las que puedes aumentar la productividad. Aunque no lo creas, en Play Store o en App Store existen herramientas para ello. Limitar tus redes sociales (Whatsapp, Facebook, Instagram…) durante algunos intervalos de tiempo, organizar tus tareas, elaborar listas de cosas por hacer y definir. Evita procrastinar y postergar tareas que se hayan convertido en un quiste en tu lista de tareas. Te dejamos algunas de estas aplicaciones:

  • Trello: Con esta aplicación podrás organizar tus tareas pendientes, clasificándolas por estado y prioridad. Puedes establecer, por ejemplo, una fecha límite para completar una tarea.
  • Stay Focused: Aplicación para el bloque de aplicaciones que puedan distraernos, como las de las redes sociales, así como bloqueo de páginas webs que hagan que se nos vaya el santo al cielo.
  • Forest: Otra herramienta para no perder el foco de atención, pero en este caso, con el componente de ir haciendo crecer un árbol a modo de juego. Ser más productivo en el trabajo te resultará más divertido con esta aplicación
  • Evernote: Herramienta para tener tus notas sincronizadas, allá donde las tengas, y así no perder el hilo de lo que estabas haciendo. Imprescindible

Haz tus tareas de una en una

lista

Si ya de por sí es difícil organizarte para ser productivo, intentar realizar muchas tareas a la vez en un corto periodo de tiempo quizás no es la mejor de las soluciones. Centra tus esfuerzos en un único objetivo, y cuando lo termines, pasa al siguiente. Con esto conseguirás motivación, al ver que has terminado algo que tenías pendiente. Tachar eso de tu «TO DO LIST», siempre es un subidón. Establece un intervalo de tiempo aproximado en el que creas que puedes terminar tu tarea, pero no te presiones demasiado. Trabajar con un poco de presión siempre suele dar un pequeño empujón. Recuerda que «quien mucho abarca, poco aprieta», así que mientras más amplio sea el foco, menos intenso será tu esfuerzo en lo que estés haciendo. Es mejor terminar algo al 100% que dejar cuatro cosas al 25%. Ser más productivo en el trabajo es ir paso a paso.

Ser más productivo en el trabajo es marcarse objetivos realistas

Hay días en los que nos levantamos hipermotivados y empezamos la jornada queriendo terminar demasiadas cosas en el mismo día y en un corto intervalo de tiempo, y esto es contraproducente. Tienes que ser realista y no querer hacer en un solo día lo que no has podido hacer en tres semanas. Mientras más objetivos te marques y menos alcances, menor será la sensación de productividad que tengas. Definir una lista de tareas razonables es el punto número uno para alcanzar la productividad.

Si tu lista de tareas es amplia, empieza por las que te resulten más fáciles

Empezar con los huesos más duros de roer de tus tareas pendientes puede resultar en una completa decepción al ver que no hemos avanzado casi nada, lo que nos puede llevar a la sensación de haber perdido el día completamente. Ser productivo es mantener un nivel de motivación constante, y es con la consecución de tareas con los que damos esos impulsos a dicha motivación. Si no encuentras tareas fáciles en la lista, simplemente añádelas tú: Una llamada a un cliente, responder un correo electrónico o rellenar tu parte de actividad o de horas pueden ser perfectamente catalogadas como tareas en tu lista de cosas por hacer. Mientras más taches, más productivo te sentirás.

Aprende a priorizar tus tareas y a delegar en caso de ser necesario

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A menudo, el problema con el que nos encontramos es tener un listado de tareas a las que no hemos establecido ninguna prioridad. Aprende a delegar, si es que puedes hacerlo. Hacer todo el trabajo tú solo conllevará tarde o temprano que no entregues tu trabajo a tiempo, teniendo que trabajar bajo mucha presión y con un grado de estrés que afectarán tanto en tu productividad laboral como en tu día a día fuera del trabajo.

Si quieres ser más productivo en tu trabajo intenta dormir el mínimo necesario

Descansar es imprescindible para ser más productivo en el trabajo. ¿Cómo vas a enfrentarte a tu día a día si no estás en buena forma tanto mental como físicamente? La falta de descanso provoca que rindamos menos en nuestro día a día por los siguientes motivos:

  • Bajo rendimiento físico: No podemos ser productivos sin tener las energías necesarias para ello, sobretodo si tu trabajo es físico.
  • Incapacidad para concentrarnos: Si no tenemos despejada nuestra mente con un buen descanso, nos será complicado pensar con claridad. Además mantener la capacidad de concentración tampoco será fácil, haciendo que nos descentremos de lo que estemos haciendo y nos podamos distraer con facilidad.
  • Impacta sobre nuestro estado de ánimo: Dormir poco suele tener efectos negativos en nuestro estado de ánimo, haciéndonos sentir más irascibles e irritables. Si es de forma continuada podemos terminar padeciendo algún problema de ansiedad.

Para mantener un buen descanso, es clave mantener una alimentación saludable y una rutina más o menos estable para no alterar nuestro reloj biológico. Intenta no irte a la cama muy tarde y evita cualquier tipo de estimulante a partir de por la tarde ya que puede que provoque insomnio y falta de sueño.

Haz pequeñas pausas a lo largo de tu jornada laboral

De nada sirve tener un día muy productivo, si por cansancio mental o físico tenemos después dos o tres días poco productivos. Como hemos dicho anteriormente, ser más productivo en el trabajo es cuestión de ser constante. Tu productividad irá disminuyendo con el paso de las horas si es que no realizas ningún paréntesis para relajarte un poco. Es recomendable que hagas pausas cortas en tu día a día para poder desconectar de lo que estés haciendo y así darle un descanso a tu cerebro. Aprovecha estos momentos para tomar un café, estirar las piernas o echar un vistazo a tu smartphone.

Escuchar música hará que mantengas tu concentración y tu motivación

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Mantener la concentración en un entorno de trabajo con mucho ajetreo y con falta de silencio puede hacer que no podamos estar al 100% en lo que estamos trabajando. Para evitar esto, ponte tus cascos, elige tu grupo de música favorito y dale al play. A pesar de que pueda parecer un poco antisocial, es una buena solución para evitar que nos desconcentremos.

Mantente activo y come bien

Mantener activo y comer bien, no sirven únicamente para ser más productivo en el trabajo. Ambos pueden influir para bien o para mal en tu rendimiento diario tanto dentro como fuera de la oficina. Del mismo modo que es fundamental mantener un buen hábito de descanso, debes tener una alimentación saludable para tener una buena salud. Evita en la medida de lo posible la comida basura, la cual nos hace sentir con pesadez y nos provoca cansancio, debido a las alta cantidad de grasas que contienen. De la misma manera, hacer ejercicio hará que liberes ese estrés que puedes tener acumulado y al mismo tiempo estarás liberando endorfina, dopamina y serotonina, las cuales son hormonas relacionadas con el estado de bienestar.

Mantener la productividad con el método Pomodoro

pomodoro

La Técnica o método Pomodoro es un método de gestión del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo. La técnica utiliza un temporizador para dividir el trabajo en intervalos indivisibles de 25 minutos separados por pausas de 3 a 5 minutos. Cada intervalo se conoce como pomodoro(tomate en itialiano), por el temporizador de cocina en forma de tomate que Cirillo usaba cuando era estudiante universitario.

La técnica pomodoro consiste en:

  1. Decidir qué tarea se va realizar.
  2. Iniciar el temporizador pomodoro (lo normal son 25 minutos).
  3. Trabajar en la tarea.
  4. Terminar de trabajar cuando el temporizador suene. Poner una marca en un papel.
  5. Si tienes menos de cuatro marcas de verificación, tomar un descanso de unos 3 a 5 minutos. Volver al paso 2.
  6. Después de cuatro pomodoros, tomar un descanso más largo (unos 15-30 minutos), poner a 0 la cuenta de marcas y volver al paso 1.

El objetivo de la técnica es reducir el impacto de las interrupciones en el flujo de trabajo y en la concentración o enfoque. Un pomodoro es indivisible; Si hay una interrupción en un pomodoro, se debe registrar y posponer la actividad propuesta o se debe abandonar el pomodoro para abarcar esta nueva tarea.

Después de la finalización de la tarea en un pomodoro, el tiempo restante podría dedicarse a actividades como:

  • Revisar y editar el trabajo que se acaba de completar
  • Revisar las actividades desde el punto de vista del aprendizaje
  • Revisar la lista de las próximas tareas para los próximos Pomodoro planeados

Aunque tradicionalmente se utilizaba un temporizador de cocina para esta técnica, actualmente existen multitud de herramientas que puedes descargar y usar en tu móvil, tablet u ordenador.

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